Lignes directrices

Lignes directrices des sanctions disciplinaires

Cette section est un extrait de la circulaire 156-16 publiée sur le site de la Bourse le 29 novembre 2016.

Les présentes lignes directrices ont pour objectif d'établir des principes et facteurs à considérer afin de déterminer des sanctions justes et appropriées dans le cadre de plaintes disciplinaires sans toutefois établir des sanctions prédéterminées. Le guide est divisé en trois sections : la première répertorie les sanctions prévues aux Règles de la Bourse, la seconde énumère les principes sous-jacents et la dernière contient une liste des facteurs devant être considérés lors de l'évaluation de la sanction juste et appropriée aux circonstances en l'espèce.

Sanctions

L'article 4105 des Règles de la Bourse énumère les sanctions possibles dans le cas d'une infraction à l'une ou des Règles de la Bourse. Ces sanctions sont :

  • Réprimande
  • Amende ne dépassant pas 1 000 000 $
  • Suspension ou révocation des droits du participant agréé (« participant ») ou une personne approuvée (« personne ») pour le temps et suivant les conditions déterminées par le Comité, y compris les conditions de levée d'une telle interdiction
  • Expulsion du participant
  • Restitution des pertes subies par une personne en raison des actes ou omissions d'une personne soumise à la juridiction de la Bourse
  • Obligation de reprendre un ou plusieurs cours donnés par Formation mondiale CSI Inc. ou tout autre cours jugé approprié
  • Remboursement en tout ou en partie des déboursés et dépenses (incluant les honoraires professionnels) payés ou engagés par la Bourse relativement à la plainte, ses incidents et conséquences y compris les enquêtes, auditions, appels et autres procédures avant ou après la plainte

Principes

1. Les sanctions doivent être imposées pour prévenir et maintenir un haut standard de conduite d'affaires dans un objectif de protection du public

Une sanction doit avoir un effet dissuasif afin de prévenir des infractions futures dans un objectif de protection du public. Pour ce faire, une sanction doit être suffisante et proportionnelle à la gravité de l'infraction. Entre autres, la sanction doit être plus élevée que le coût de l'inconduite. Ainsi, afin d'avoir un effet dissuasif, une amende ne doit pas être moindre que le profit généré par la commission de l'infraction.

2. Les sanctions doivent être spécifiques et proportionnelles aux faits et à l'infraction reprochée

Les sanctions doivent être adaptées à l'ensemble des faits et des circonstances particulières d'une affaire. Par exemple, pour une infraction relative à un dépassement de limite de positions, il importe de considérer la nature des transactions ayant mené audit dépassement (spéculation ou de couverture) et le profit généré ou non par ces transactions dans le cas d'opérations de couverture.

3. Les sanctions doivent être plus sévères pour les récidivistes

Une ou plusieurs infractions par un participant ou une personne suite à une sanction disciplinaire similaire précédente doit entraîner une sanction plus sévère. La récurrence de l'infraction ou d'une infraction similaire est un indicateur que la sanction précédente n'a pas été suffisamment dissuasive. Ainsi, une sanction plus sévère est justifiée. Dans la mesure où la nouvelle infraction n'est pas similaire à la précédente, il est important de déterminer si, sans égard à la nature de l'infraction en tant que telle, elle permet de dénoter une indifférence du participant ou de la personne quant au respect des Règles de la Bourse. De plus, le délai écoulé entre l'imposition de la sanction disciplinaire précédente et la date de l'infraction en cause doit être considéré. Plus ce délai est long, moins la sanction disciplinaire précédente devrait avoir d'incidence lors de la détermination de la nouvelle sanction.

4. L'imposition de sanctions par infraction doit être privilégiée

Dans le cas d'infractions multiples, l'imposition de sanctions distinctes pour chacune des contraventions doit être privilégiée. Ce principe vise notamment à permettre aux participants de différencier les infractions en cause et d'assurer un effet dissuasif. Toutefois, en certaines circonstances, il est possible que l'imposition de sanctions globales, c'est-à-dire pour l'ensemble des infractions, soit plus appropriée.

5. Il peut être approprié de recommander la suspension, la révocation ou l'expulsion d'un participant ou d'une personne

La suspension, la révocation ou l'expulsion d'un participant ou d'une personne doit être considérée si le comportement en cause porte atteinte de façon importante à l'intégrité des marchés ou à la réputation de la Bourse ou s'il est possible de croire que la conduite reprochée se répétera. Notamment, si le participant ou la personne a commis plusieurs infractions ou a de nombreux antécédents (disciplinaires ou judiciaires), a agi de façon intentionnelle ou a fait preuve de négligence grossière ou a fait fi des interventions de la Bourse.

Facteurs considérés

1. Les antécédents disciplinaires du participant ou de la personne

L'historique disciplinaire du participant ou de la personne avec la Bourse ou d'autres organismes d'autoréglementation en matière de valeurs mobilières ou d'instruments dérivés doit être pris en compte lors de la détermination de la sanction. Font partie de l'historique disciplinaire d'un participant ou d'une personne toute décision du Comité de discipline de la Bourse où le participant ou la personne a été reconnue responsable de l'infraction reprochée (peu importe si cette décision est rendue suite à une audience contestée ou à un règlement avec la Division) ou toute décision de tout autre régulateur ou organisme d'autoréglementation. Bien que les lettres de rappel ou d'avertissement émises par la Division de la réglementation ne soient pas des antécédents disciplinaires en tant que tels, celles-ci peuvent faire partie des circonstances pertinentes d'une affaire et être considérées.

2. Le participant ou la personne a reconnu sa responsabilité ou celle de son employé, le cas échéant

L'admission de responsabilité de la part du participant ou de la personne en cause doit être prise en compte lors de la détermination de la sanction. Plus cette reconnaissance de responsabilité survient tôt dans le processus, plus cet élément doit avoir une valeur probante.

3. Le participant a informé la Bourse de l'infraction

Conformément aux obligations contenues dans les Règles de la Bourse (notamment à l'article 4002), tout participant doit porter à la connaissance de la Division toute infraction. Si le participant savait ou devait savoir qu'une infraction a été commise, il doit en aviser la Division. Les circonstances de cette divulgation, soit la qualité de l'information transmise par le participant, le délai pour ce faire (soit le temps écoulé entre les faits en cause et le moment de la détection de l'infraction par le participant) et les circonstances de la détection (avant celle de la Division) doivent être considérées. La détection rapide de l'incident, la divulgation à la Division avec célérité et de manière complète sont des facteurs atténuants qui doivent être considérés. À l'inverse, l'absence de détection de l'infraction, une divulgation tardive ou incomplète, l'absence de divulgation, sont tous des éléments pouvant être considérés comme des facteurs aggravants.

4. Le participant a mis en place des mesures correctives

Ce facteur vise à tenir compte des mesures prises par le participant afin d'éviter la récurrence de l'infraction. Ces mesures correctives peuvent être de différents types. À titre d'exemples, il peut s'agir d'une modification de processus, la communication de ces changements aux employés visés, une amélioration des activités de supervision ou la formation d'employés. L'identification de la cause fondamentale du manquement et des mesures correctives adéquates par le participant ainsi que la diligence avec laquelle ces mesures sont mises en place sont autant d'éléments qui doivent être considérés. La cause fondamentale identifiée par le participant est un élément qui permet notamment de déterminer si l'infraction représente un événement isolé ou systémique. Quant à la mise en place de mesures correctives adéquates, ce facteur permet à la Division d'évaluer s'il est possible qu'il y ait répétition de l'infraction et, si tel est le cas, qu'elle soit détectée.

5. Les gains générés, pertes évitées ou coûts épargnés par le participant ou la personne

Les gains générés, les pertes évitées ou les coûts épargnés par la commission de l'acte fautif doivent être pris en compte car la sanction doit être plus élevée que le coût de l'inconduite. Ainsi, afin d'avoir un effet dissuasif, une amende ne doit pas être moindre que le profit généré ou les coûts épargnés par la commission de l'infraction. Les coûts peuvent comprendre par exemple les frais d'inscription, de renouvellement, de transaction, etc.

6. Le participant ou la personne a restitué la personne lésée

La restitution de la personne lésée par le participant ou la personne ayant commis l'infraction est l'un des facteurs à considérer. Une restitution volontaire, préalable à toute intervention de la Bourse ou de la Division, doit être appréciée plus favorablement que l'absence de restitution. De la même façon, une restitution volontaire, avant toute intervention de la Bourse ou de la Division, sera jugée préférable à celle survenue suite à une demande de renseignements de la Division ou à l'ouverture d'une enquête.

7. Le nombre d'ordres ou de transactions et volume transigé

Selon l'infraction, il peut être approprié de tenir compte du nombre d'ordres saisis ou de transactions et du volume transigé. Ces informations doivent être considérées lorsque, par exemple, un participant permet à des personnes d'accéder à la négociation automatisée en faisant fi des Règles de la Bourse. Pour cette infraction, en plus du nombre de personnes à qui cet accès a été octroyé et de la durée de l'infraction, une sanction juste et appropriée doit tenir compte du nombre d'ordres saisis et des volumes transigés. Un nombre important d'ordres saisis et de volume transigé doit résulter en une sanction plus sévère que si peu ou pas d'ordres sont saisis ou aucun volume n'est transigé.

8. Les conséquences de l'infraction sur la réputation de la Bourse et l'intégrité du marché

Une infraction aux Règles de la Bourse peut avoir des répercussions d'une portée plus grande qu'un simple gain ou perte financière. La réputation de la Bourse et l'intégrité du marché peuvent être remis en cause. Dans un tel cas, la sanction doit tenir compte des conséquences de l'infraction afin d'assurer la protection de la réputation de la Bourse et ne pas déconsidérer les activités de la Division.

9. La nature et la gravité de l'infraction

La sanction doit être proportionnelle à la nature et la gravité de l'infraction. Plus l'infraction est grave, plus la sanction doit être sévère. Le degré de gravité d'une infraction s'évalue notamment en fonction de l'ensemble des conséquences de l'acte reproché. La Division considère que tout comportement qui porte atteinte à l'intégrité du marché ou à la réputation de la Bourse revêt un niveau de gravité élevé.

10. Le risque de récidive

Le risque de récidive peut être un facteur déterminant dans l'évaluation de la sanction appropriée. La possibilité d'une récidive peut exister même en l'absence d'antécédents disciplinaires. Par exemple, le paiement d'une amende et une suspension peuvent être, en certaines circonstances, plus appropriés que le paiement d'une amende aussi élevée soit-elle.

11. Les comportements similaires ou identiques

Toute tendance (« pattern ») de comportements similaires doit être considérée lors de la détermination de la sanction. Une tendance peut se dégager généralement des antécédents disciplinaires du participant ou de la personne ou d'une répétition de faits similaires. Il est à noter qu'un incident isolé n'est pas suffisant pour conclure à la présence d'une tendance. La présence d'une tendance chez un participant ou une personne peut suggérer que l'infraction n'est pas un événement isolé. Dans un tel cas, la sanction doit être plus sévère.

12. La durée de la conduite reprochée

La durée de la conduite reprochée est l'un des facteurs de la gravité d'une infraction. Plus l'infraction perdure dans le temps, plus la sanction doit être sévère.

13. Le participant ou la personne a tenté de camoufler l'infraction ou a omis de transmettre une information pertinente à la Division

Tout participant ou personne est tenue de collaborer avec la Division, notamment dans le cadre de ses enquêtes. Ainsi, le fait pour le participant ou la personne de tenter de camoufler l'infraction ou de faire défaut de transmettre une information pertinente à la Division est un facteur aggravant. Par ailleurs, plus une personne occupe un poste de niveau hiérarchique supérieur plus la sanction doit être élevée.

14. La conduite fautive du participant ou de la personne est intentionnelle

La planification d'un acte ou d'une transaction que le participant ou la personne savait ou devait savoir contrevenait à l'une ou à des Règles de la Bourse constitue un facteur aggravant. Dans de telles circonstances, la sanction doit être plus sévère.

15. Les sanctions internes prises par le participant envers son employé

Toute sanction prise par le participant envers son employé fautif doit être considérée comme un facteur atténuant lors de la détermination de la sanction.

16. Le niveau de collaboration du participant ou de la personne avec la Division

Le niveau de collaboration du participant ou de la personne doit être considéré car il peut témoigner de l'importance donnée à la conformité et au respect de la réglementation. Un niveau de collaboration élevé doit être considéré de manière favorable au participant ou à la personne lors de la détermination de la sanction. Au contraire, le fait pour le participant ou la personne d'avoir retardé indûment la conduite de l'enquête ou d'avoir fourni des documents imprécis, erronés ou trompeurs, constitue un facteur aggravant.

Lignes directrices sur les obligations de supervision et de conformité

Cette section est un extrait de la circulaire 128-17 publiée sur le site de la Bourse le 13 septembre 2017.

L'article 3011 des Règles de la Bourse prévoient que chaque participant agréé, au moment de son approbation et tant qu'il demeure agréé, doit établir et maintenir un système lui permettant de surveiller les activités de chacun de ses employés et mandataires, qui est conçu pour assurer de manière raisonnable que les Règles et Politiques de la Bourse ainsi que toute législation et réglementation qui s'appliquent aux activités liées aux valeurs mobilières et aux instruments dérivés soient respectées. Tout participant agréé doit aussi se conformer aux Règles sur la négociation électronique, particulièrement les obligations liées aux contrôles, aux politiques et aux procédures de gestion des risques et de surveillance, à l'autorisation d'établir et de modifier ces contrôles, politiques et procédures de gestion des risques et de surveillance, et aux obligations relatives à l'utilisation des systèmes automatisés de production d'ordres (Règlement 23-103 sur la négociation électronique et l'accès électronique direct aux marchés (V-1.1,r.7.1). Ces obligations de supervision et de conformité sont fondées sur des principes; il n'existe pas d'approche unique applicable à tous. Par conséquent, les participants ont la possibilité de concevoir et de mettre en œuvre un système de supervision adapté à leur modèle d'affaires, à leur structure et à leurs risques.

La Division reconnaît que les participants doivent bénéficier d'une certaine flexibilité afin de déterminer ce qui est approprié en fonction de leurs besoins et d'adapter leur système en conséquence. Les présentes lignes directrices ont pour objectif de partager les principes sous-jacents et les questions que la Division considère lorsqu'elle évalue le caractère raisonnable du système de supervision d'un participant agréé. Ces lignes directrices sont divisées en trois sections : la première détaille les composantes d'un système de supervision conformément à l'article 3011 des Règles de la Bourse; la deuxième énumère les principes d'un système de supervision raisonnable; et la troisième comporte une liste de questions à poser lors de l'évaluation du caractère raisonnable d'un système de supervision.

Supervision et conformité

L'article 3011 des Règles de la Bourse stipule que :

  • "A) Chaque participant agréé, au moment de son approbation et tant qu'il le demeure, doit établir et maintenir un système lui permettant de surveiller les activités de chacun de ses employés et mandataires, qui est conçu pour assurer de manière raisonnable que les Règles et Politiques de la Bourse ainsi que toute législation et réglementation qui s'appliquent aux activités reliées aux valeurs mobilières et aux instruments dérivés soient respectées. Ce système de surveillance doit contenir au moins les éléments suivants :
    • i) l'établissement, le maintien et l'application de politiques et de procédures écrites qui soient acceptables pour la Bourse relativement au type d'activité qu'il exerce et à la surveillance de chaque employé et mandataire du participant agréé, et qui sont conçues pour assurer de manière raisonnable que la législation et la réglementation applicables soient respectées;
    • ii) des procédures conçues pour assurer de manière raisonnable que chaque employé et mandataire du participant agréé comprend les responsabilités qui lui incombent aux termes des politiques et des procédures écrites mentionnées à l'alinéa i);
    • iii) des procédures pour assurer que les politiques et procédures écrites du participant agréé sont modifiées selon les besoins dans un délai raisonnable suivant les modifications apportées aux lois, aux règlements, aux règles et aux politiques et que tout le personnel concerné en est avisé;
    • iv) un nombre suffisant d'employés et de ressources pour veiller à l'application, de manière adéquate et complète, des politiques et des procédures écrites mentionnées à l'alinéa i);
    • v) la désignation d'un personnel de surveillance qui possède les compétences et le pouvoir nécessaires pour s'acquitter des responsabilités de surveillance qui lui sont confiées;
    • vi) des procédures de suivi et d'examen pour assurer que le personnel de surveillance s'acquitte convenablement de ses fonctions de surveillance;
    • vii) la tenue de registres appropriés des activités de surveillance, les questions de conformité soulevées et le traitement de ces questions.
  • B) Nonobstant toute autre disposition applicable dans la réglementation de la Bourse, chaque participant agréé doit se conformer aux Règles sur la négociation électronique, notamment en ce qui concerne les contrôles, politiques et procédures de gestion des risques et de surveillance, l'autorisation d'établir ou d'ajuster ces contrôles, politiques et procédures de gestion des risques et de surveillance, ainsi que l'utilisation des systèmes automatisés de production d'ordres.
  • C) Pour les fins du présent article, l'expression « Règles sur la négociation électronique » signifie le Règlement 23-103 sur la négociation électronique (chapitre V-1.1, r. 7.1) ainsi que toute instruction générale ou avis afférents."

Principes

1. Culture de conformité

Un système de supervision solide et efficace repose sur l'engagement de l'équipe de direction du participant envers une culture de conformité et envers la promotion sans ambiguïté d'une telle culture. Dans un environnement où l'on ne met pas en valeur une culture de conformité, même le système le mieux conçu sur papier serait probablement inefficace puisque sa mise en œuvre serait compromise par le désengagement de l'équipe de direction, par un manque de ressources ou par un désintérêt pour la mise en application.

2. Système de supervision raisonnablement conçu

Un système de supervision réfère notamment à tous les moyens, mesures, procédures et processus mis en place pour assurer la conformité avec les exigences réglementaires. Un tel système doit être aligné sur le modèle d'affaires, la structure et les risques du participant et inclure la supervision des activités de négociation de ses employés, mandataires et clients. Un système de supervision raisonnablement conçu représente une obligation de moyens ou de prendre toutes les mesures possibles et nécessaires pour assurer la conformité avec les Règles de la Bourse et toutes les lois applicables.

3. Politiques et procédures disponibles par écrit

Un système de supervision doit comporter des politiques et procédures disponibles par écrit. Le niveau de détail des politiques et procédures peut varier en fonction du modèle d'affaires, de la structure et des risques du participant. Des politiques claires et complètes, disponibles par écrit, peuvent s'avérer des outils efficaces afin d'assurer que les employés et les mandataires du participant comprennent les exigences réglementaires de la Bourse. Par conséquent, la Division s'attend à ce que les politiques et procédures disponibles par écrit citent les articles pertinents des Règles de la Bourse ou de la réglementation, ou qu'elles décrivent les obligations réglementaires de toute autre réglementation plus restrictive à laquelle le participant peut être assujetti.

4. Mise à jour des politiques et procédures

Pour assurer en tout temps l'exactitude des politiques et des procédures disponibles par écrit, il est important de les mettre à jour en tenant compte de toute modification aux règles, d'une nouvelle structure organisationnelle, etc. Par conséquent, le participant devrait réviser ses politiques et procédures sur une base régulière en fonction de son modèle d'affaires, de sa structure et ses risques, et ce, afin d'en assurer l'exactitude, l'intégralité et l'efficacité. Par ailleurs, tout changement doit faire être communiqué au personnel du participant.

5. Respect des politiques et procédures

Les employés d'un participant doivent suivre les politiques et procédures en place. Le personnel devrait avoir une connaissance suffisante des politiques et procédures en place et être familier avec les Règles de la Bourse. Ainsi, le participant devrait envisager de fournir une formation continue à l'intention des membres de son personnel, tenant compte de la nature de leurs fonctions de supervision ou de conformité.

De plus, les activités ou pratiques quotidiennes devraient refléter les politiques et procédures disponibles par écrit. Un participant devrait avoir suffisamment de personnel et de ressources pour mettre en œuvre adéquatement, et au besoin appliquer, toutes ses politiques et procédures.

6. Supervision des activités et des opérations de négociation

Les politiques et procédures d'un participant doivent inclure un processus permettant au personnel de superviser les opérations et les activités de négociation de ses employés, mandataires et clients. La fréquence et l'échantillonnage des activités de supervision ou d'examen peuvent varier selon les participants. Ces derniers peuvent réviser différemment leurs activités de pupitre de négociation. Certains peuvent effectuer des vérifications de leurs activités de négociation sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Le caractère raisonnable de la fréquence et de l'échantillonnage est évalué au cas par cas; cependant, la Division s'attend à ce que le système de chaque participant soit aligné sur son modèle d'affaires, sa structure et ses risques.

7. Problèmes de conformité soulevés faisant l'objet d'un examen, d'un signalement aux échelons supérieurs et, au besoin, d'une enquête interne

Si un problème de conformité est constaté, le participant doit l'examiner, le transmettre aux échelons supérieurs et le signaler (conformément à l'article 4002 ou autre article des Règles de la Bourse). Le participant peut choisir d'avoir plus d'une procédure, puisque les exigences en matière d'examen et de signalement aux échelons supérieurs peuvent varier en fonction de la nature du problème constaté. Par exemple, il se peut que l'examen d'un problème de conformité technique ou opérationnel ne nécessite pas le même traitement qu'une enquête interne concernant une manipulation de marché potentielle. Néanmoins, pour éviter que le problème de conformité se reproduise, la Division encourage les participants à prévoir un processus pour en déterminer la cause fondamentale et ainsi, prendre les mesures correctives nécessaires.

8. Des pistes de vérification des activités de supervision

Les pistes de vérification des activités de supervision peuvent s'effectuer de différentes façons ou même être une combinaison d'échanges par courriel, d'analyses écrites, de notes etc. Quelle que soit la façon, la Division s'attend à ce qu'un participant maintienne, et fournisse sur demande, la preuve de ses activités de supervision, y compris la conclusion d'un examen ou d'une enquête, le signalement aux échelons supérieurs et les mesures correctives mises en place. Ces pistes de vérifications doivent être conservées pendant une période de sept ans (article 4002 des Règles de la Bourse).

9. Absence de conflit d'intérêts ou d'apparence de conflit d'intérêts

Les Règles de la Bourse ne différencient pas les rôles de supervision de ceux de conformité. Elles ne prescrivent pas non plus la réalisation de certaines activités par des fonctions en particulier. La Division est d'avis que chaque participant, ayant la flexibilité de concevoir son système de supervision adapté à son modèle d'affaires, à sa structure et ses risques, devrait déterminer les rôles et responsabilités comme il l'entend. Néanmoins, la Division s'attend à ce que tout système de supervision mis en place par un participant permette d'éviter les conflits d'intérêts ou l'apparence de conflits d'intérêts inhérents aux fonctions de supervision et de conformité.

Questions

La Division partage un échantillonnage de questions qu'elle utilise pour comprendre et évaluer le caractère raisonnable du système de supervision d'un participant. La Division croit que ces questions peuvent aussi guider les participants de la Bourse dans la conception de leur système de supervision et l'évaluation de la pertinence du système.

  • 1. Est-ce que le participant a mis en place un système de supervision?
  • 2. Quelle est la nature des activités de négociation du participant?
  • 3. Quels produits (et leur volume correspondant) sont négociés par le participant et ses clients?
  • 4. Quels sont le modèle d'affaires et la structure du participant?
  • 5. Quels sont les risques de conformité réglementaire de ce participant?
  • 6. Est-ce que les politiques et procédures du participant incluent un processus d'examen et d'évaluation de la conformité avec les Règles de la Bourse relatives à son modèle d'affaires et à ses activités de négociation?
  • 7. Est-ce que les politiques et procédures du participant incluent un processus d'examen de la conformité avec les Règles de la Bourse relatives aux exigences en matière de tenue de dossiers?
  • 8. Est-ce que les politiques et procédures du participant incluent un processus d'examen de la conformité avec les Règles de la Bourse relatives aux exigences LOPR en matière de rapports, y compris l'exactitude et l'intégralité de l'information transmise à la Division?
  • 9. Est-ce que les politiques et procédures du participant incluent un processus d'examen de la conformité en vue d'assurer qu'il n'y ait aucune pratique de négociation manipulatrice ou trompeuse utilisée par ses employés, mandataires ou clients?
  • 10. Est-ce que les politiques et procédures du participant incluent un processus d'examen de la conformité en vue d'assurer qu'il n'y pas de devancement des ordres par ses employés?
  • 11. Est-ce que les politiques et procédures du participant incluent un processus d'examen de la conformité avec les Règles de la Bourse relatives à l'exigence en matière d'identification des ordres?
  • 12. Est-ce que le participant a mis en place des politiques et procédures décrivant les rôles et responsabilités de son personnel? Est-ce que ces politiques et procédures sont disponibles par écrit?
  • 13. Est-ce que le participant a mis en place des politiques et procédures détaillant les contrôles internes de l'efficacité du système de supervision? Est-ce que ces politiques et procédures sont disponibles par écrit?
  • 14. Est-ce que le participant a mis en place des politiques et procédures sur la tenue de dossiers et le suivi de ses activités de supervision? Est-ce que ces politiques et procédures sont disponibles par écrit?
  • 15. Est-ce que le participant a désigné un employé pour superviser les activités de négociation des autres employés?
  • 16. Est-ce que les fonctions de supervision sont séparées sur la base du type d'instruments négociés, comme des options et contrats à terme?
  • 17. Est-ce que le participant a suffisamment d'employés pour effectuer toutes les activités de son système de supervision?
  • 18. Est-ce que le système de supervision du participant est basé sur les exigences de l'OCRCVM, d'un autre régulateur ou autre organisme d'autoréglementation? Le cas échéant, est-ce le système couvre toutes les activités de négociation à la Bourse?
  • 19. Est-ce que les politiques et procédures décrivent les étapes à suivre pour superviser et contrôler les activités de négociation?
  • 20. Est-ce que le participant a désigné un employé responsable de la surveillance du système de supervision, y compris la surveillance du caractère raisonnable du système conformément aux Règles de la Bourse?
  • 21. Combien de temps faut-il au participant pour identifier un problème de conformité, le cas échéant?
  • 22. Est-ce que le participant a mis en place un processus de signalement aux échelons supérieurs? Quel est ce processus? Est-il disponible par écrit?
  • 23. Quelles sont les politiques et procédures du participant quant à la possibilité de mesures disciplinaires imposées à un employé qui ne respecte pas une ou des Règles de la Bourse?
  • 24. Est-ce que le participant a mis en place un processus pour identifier la cause fondamentale d'un problème de conformité constaté et signalé aux échelons supérieurs? Ce processus est-il disponible par écrit?
  • 25. Est-ce que le processus de signalement aux échelons supérieurs du participant est documenté, conservé et vérifiable?
  • 26. Quel est le processus en place en cas de problèmes systémiques? Est-ce que ce processus est disponible par écrit?
  • 27. Est-ce que le participant a mis en place un processus pour déterminer les mesures correctives nécessaires en cas d'identification de la cause fondamentale d'un problème de conformité? Est-ce que ce processus est disponible par écrit?
  • 28. Est-ce que le participant a mis en place un processus en vue d'assurer l'application de mesures correctives?
  • 29. Est-ce que les pratiques de supervision quotidiennes du participant reflètent ses politiques et procédures disponibles par écrit?
  • 30. Comment les employés peuvent-ils accéder aux politiques et procédures du participant?
  • 31. À quelle fréquence le participant révise-t-il ses politiques, procédures et pratiques de supervision et conformité?
  • 32. Quel est le processus du participant pour communiquer à son personnel tout changement à ses politiques et procédures?
  • 33. De quelle manière le participant évalue-t-il l'efficacité de la mise en œuvre de ses politiques et procédures?
  • 34. Est-ce que le personnel de supervision et de conformité du participant possède l'expérience nécessaire et a reçu la formation adéquate en fonction de ses rôles et responsabilités?
  • 35. Est-ce que les employés du participant ayant accès au système de négociation de la Bourse ont obtenu la formation et les approbations requises?
  • 36. Quelle est la formation reçue par les employés du participant relativement aux fonctions de supervision et de conformité pertinentes?
  • 37. Quelles sont les ressources mises à la disposition des employés qui ont besoin d'orientation relativement aux politiques et procédures du participant?

Lignes directrices sur le processus d'approbation des Personnes Approuvées

Cette section est un extrait de la circulaire 179-18 publiée sur le site de la Bourse le 12 novembre 2018.

Le présent document est un ouvrage de référence de la Division de la réglementation (la «Division») de Bourse de Montréal Inc. (la « Bourse »). Le contenu de ce document n'a pas préséance sur les Règles de la Bourse (les « Règles ») ou toute autre réglementation applicable.

Ces lignes directrices ont pour objectif de décrire les conditions d'admissibilité et le processus d'approbation des Personnes Approuvées par la Division.

Le document est divisé en trois sections: la première section énonce les dispositions pertinentes des Règles qui s'appliquent aux Personnes Approuvées; la seconde énumère les conditions d'admissibilité que le requérant doit satisfaire afin d'être approuvé par la Bourse; et la dernière section contient une liste de questions que tout Participant Agréé et requérant doivent se poser préalablement au dépôt d'une demande d'approbation à titre de Personne Approuvée (la « Demande »).

Les Règles de la Bourse

1. Qu'est-ce qu'une « Personne Approuvée » ?

Suivant l'article 1102 des Règles, une « Personne Approuvée » désigne l'employé d'un Participant Agréé ou l'employé d'une corporation affiliée ou d'une filiale d'un Participant Agréé qui a été dûment approuvé par la Bourse conformément à l'article 7403 des Règles.

L'article 7403 des Règles énonce que toute personne employée par un Participant Agréé ou employée par une corporation affiliée ou une filiale du Participant Agréé qui désire avoir accès au système de négociation électronique de la Bourse afin d'agir comme Personne Approuvée, doit au préalable présenter une Demande à la Bourse.

Tout employé du Participant Agréé doit être approuvé pour pouvoir accéder au système de négociation de la Bourse. Un employé d'une corporation affiliée ou filiale d'un Participant Agréé n'est pas tenu de devenir une Personne Approuvée à moins qu'elle souhaite arranger notamment des transactions à termes spéciaux telles que les opérations pré-arrangées, les opérations en bloc ainsi que les opérations de base sans risque.

L'article 6366 B) des Règles de la Bourse prévoit que les membres du personnel agissant pour le compte d'un client du Participant Agréé peuvent avoir accès au système de négociation automatisée de la Bourse sans approbation préalable de la Bourse. Dans un tel cas, la corporation affiliée ou filiale du Participant Agréé sera considérée comme un « client » disposant d'un accès électronique direct (client AED) autorisé par le Participant Agréé à transmettre des ordres par voie électronique à la Bourse, via les systèmes de ce même Participant Agréé, en se servant de l'identificateur de celui-ci. L'employé d'une corporation affiliée ou filiale d'un Participant Agréé qui bénéficie d'un accès au système de négociation automatisée de la Bourse en vertu de l'article 6366 B) n'a donc pas l'obligation de devenir une Personne Approuvée à moins qu'elle souhaite arranger des opérations avec termes spéciaux.

Ainsi, contrairement à un employé du Participant Agréé qui doit dans tous les cas être approuvé pour pouvoir accéder au système de négociation de la Bourse, l'employé de la corporation affiliée ou filiale du Participant Agréé devra faire une Demande et être approuvée par la Bourse s'il souhaite agir en tant que Personne Approuvée. Ce statut lui permettra notamment d'arranger des opérations avec termes spéciaux.

2. Qui peut présenter une demande de « Personne Approuvée » ?

Le requérant doit être employé d'un Participant Agréé ou d'une corporation affiliée ou d'une filiale de celui-ci. La définition de « Corporation affiliée ou de filiale » se retrouve à l'article 1103 des Règles. Le requérant doit démontrer l'identité de son employeur auprès de la Bourse (se référer à la section traitant des conditions d'admissibilité).

Le Participant Agréé ou, le cas échéant, la corporation affiliée ou filiale de celui-ci, qui emploie le requérant, doit être situé dans l'une des juridictions suivantes reconnues par la Bourse: Canada, États-Unis, Royaume-Uni, France, Irlande, Israël et Jersey.

3. Pourquoi devenir une « Personne Approuvée » ?

Les employés des Participants Agréés qui désirent avoir accès au système de négociation de la Bourse ont l'obligation d'obtenir l'approbation au préalable de la Bourse.

Quant à l'employé d'une corporation affiliée ou d'une filiale d'un Participant Agréé, il n'a pas l'obligation de devenir une Personne Approuvée pour accéder au système de négociation électronique de la Bourse, à moins qu'il souhaite agir comme Personne Approuvée au sens des Règles de la Bourse, notamment afin d'être autorisé à effectuer des transactions à termes spéciaux. En effet, l'article 6380 des Règles prévoit que seules les Personnes Approuvées peuvent effectuer des transactions à termes spéciaux telles que les opérations pré-arrangées, les opérations en bloc ainsi que les opérations de base sans risque. De plus, l'article 6815 des Règles stipule que les échanges d'actions apparentées, tels que des échanges physique pour contrat (EFP) et des échanges de dérivés hors bourse pour contrat (EFR), sont des opérations pouvant être effectuées uniquement par des Personnes Approuvées.

Cet employé, à titre de Personne Approuvée, pourra également traiter les demandes de négociation émanant du Participant Agréé et de ses clients et, avec l'approbation du Participant Agréé et de la Bourse, les demandes de négociation émanant de la corporation affiliée ou de la filiale du Participant Agréé et de ses clients.

4. Comment présenter une demande de « Personne Approuvée » ?

L'article 7403 des Règles stipule que la Demande doit être soumise dans la forme prescrite par la Bourse. Le requérant doit répondre à toutes les questions et fournir les pièces exigées par la Bourse. Toute omission peut retarder l'examen de la Demande par la Bourse. La Demande doit être complétée de façon électronique, sans quoi elle pourrait être refusée.

La Demande doit être signée conjointement par le requérant, le Participant Agréé et, le cas échéant, la corporation affiliée ou la filiale du Participant Agréé qui l'emploie. Si le représentant attitré du Participant Agréé au sens de l'article 3501 des Règles n'est pas le signataire de la Demande, une résolution de la société ou un extrait pertinent d'une résolution de la société autorisant dûment un représentant à signer au nom du Participant Agréé est exigé. Lorsque le requérant est un employé d'une corporation affiliée ou d'une filiale du Participant Agréé, une résolution de la société ou un extrait pertinent d'une résolution de la société autorisant dûment un représentant à signer au nom de la corporation affiliée ou de la filiale du Participant Agréé est requis.

Le Formulaire de demande d'approbation à titre de Personne Approuvée, le Formulaire de renseignements personnels ainsi que tous les documents requis au soutien de la Demande doivent être dûment remplis et acheminés à la Division à l'adresse électronique suivante: reg@tmx.com. Ces formulaires sont obligatoires pour tout requérant, indépendamment de la juridiction de son employeur (canadienne ou étrangère).

Le paiement des frais (plus les taxes applicables) doit également être transmis à la Division. À noter que ces frais ne sont pas remboursables que la Demande soit approuvée ou non.

Tout employé d'un Participant Agréé et, le cas échéant, tout employé d'une corporation affiliée ou filiale d'un Participant Agréé désirant être approuvé par la Division est tenu (i) de s'inscrire aux formations exigées par la Division en fonction des produits qu'il est autorisé à négocier et (ii) d'acquitter les frais s'y rattachant. Un Formulaire d'attestation de formation doit ensuite être complété et signé par le requérant, confirmant qu'il a lu et compris le contenu de(s) cours, qu'il le(s) comprend et qu'il s'engage à se conformer aux Règles.

À noter que le statut de Personne Approuvée accordé à un requérant par la Bourse ne libère pas le Participant Agréé et le requérant de s'assurer que toutes les exigences relatives à l'inscription du requérant soient respectées (ex. IIROC, FCA, FINRA), et ne constitue d'aucune façon une dispense à l'égard de celles-ci. L'approbation par la Bourse à titre de Personne Approuvé diffère des exigences d'inscription émises par les autorités en valeurs mobilières compétentes dans les juridictions où sont localisés les Participants Agréés, les corporations affiliées ou filiales de ceux-ci (se référer à la section suivante discutant des conditions d'admission).

5. Quelles sont les obligations se rattachant au statut de « Personne Approuvée » ?

L'article 7407 des Règles prévoit que le Participant Agréé est responsable de tous les actes et omissions de toute Personne Approuvée tel que défini à l'article 1102. Tout acte ou omission de la part d'une Personne Approuvée pouvant constituer une infraction à toute règle, politique ou procédure de la Bourse sera considérée comme étant une infraction de la part du Participant Agréé.

Par ailleurs, en vertu de l'article 1101 des Règles, la Personne Approuvée, tout comme un Participant Agréé, est soumise à la réglementation de la Bourse.

Plus particulièrement, la Personne Approuvée est tenue de se conformer à l'obligation de fournir tout renseignement pouvant être demandé par le personnel de la Division. Conformément à l'article 4001 des Règles, la Personne Approuvée doit remettre à la Division et lui donner accès à tout registre, données, banque de données, dossier, document, pièce, ou information pour examen et permettre à la Division d'obtenir copie sur demande.

La Bourse peut déposer une plainte disciplinaire contre une Personne Approuvée lui reprochant (i) une infraction aux Règles de la Bourse ou (ii) un acte, une conduite, une pratique ou un procédé indigne, incompatible avec les principes de justice et d'équité du commerce, ou portant préjudice à la réputation de la Bourse ou aux intérêts ou au bien-être du public ou de la Bourse. Cette plainte peut résulter en l'imposition de sanctions disciplinaires, le tout conformément aux articles 4101 a) et 4105 des Règles.

À noter que l'article 4101 b) stipule que la Bourse peut également déposer une plainte contre une ancienne Personne Approuvée, à la condition de lui signifier un avis introductif dans les trente-six (36) mois à partir de la date à laquelle cette personne a cessé d'être une Personne Approuvée.

Finalement, conformément à l'article 3304 a) et l'article 3404 a) des Règles, un Participant Agréé doit aviser la Bourse, dans un délai de dix (10) jours ouvrables la Bourse, de la cessation d'emploi d'une Personne Approuvée. Le formulaire d'avis de cessation d'emploi prescrit à cette fin doit être dûment rempli dans un délai de dix (10) jours ouvrables débutant le jour ouvrable suivant la date de la cessation d'emploi et acheminé à la Division à l'adresse suivante: reg@tmx.com.

Les conditions d'admissibilité

L'article 3001 des Règles prévoit que la Bourse accordera son approbation si elle estime que le requérant a la compétence et la probité nécessaires.

Ainsi, préalablement à la soumission d'une demande d'approbation à titre de Personne Approuvée, il est recommandé au requérant et au Participant Agréé de s'assurer que les conditions d'admissibilité soient remplies. Le non-respect de l'une ou l'autre de ces conditions entraîne automatiquement le rejet par la Division de la demande d'approbation à titre de Personne Approuvée. Par ailleurs, la Demande sera considérée comme ayant été abandonnée et elle sera annulée par la Bourse si le requérant ne fournit pas l'ensemble des renseignements et des documents exigés par la Bourse dans un délai de six (6) mois à compter de la date de dépôt de la Demande à la Division.

1. Le requérant doit être un employé du Participant Agréé ou d'une corporation affiliée ou d'une filiale d'un Participant Agréé

Il doit exister un lien d'emploi entre le requérant et un Participant Agréé ou d'une corporation affiliée ou d'une filiale de celui-ci. Si son employeur est une corporation affiliée ou d'une filiale d'un Participant Agréé, la structure corporative devra être expliquée et la liste des principaux actionnaires devra être fournie.

Un requérant agissant à titre de consultant, de sous-traitant ou de fournisseur de services pour le compte d'un Participant Agréé ou pour celui d'une corporation affiliée ou d'une filiale de ce Participant Agréé ne satisfait pas à cette condition d'admissibilité.

2. Le participant agréé et, le cas échéant, la corporation affiliée ou la filiale du participant agréé doivent être situés dans une juridiction reconnue par la Bourse

Le Participant Agréé ou, le cas échéant, la corporation affiliée ou filiale de celui-ci, qui emploie le requérant, doit être situé dans l'une des juridictions reconnues par la Bourse: Canada, États-Unis, Royaume-Uni, France, Irlande, Israël et Jersey.

À titre d'exemple, les employés d'une corporation affiliée ou d'une filiale d'un Participant Agréé située à Singapour ou à Hong Kong ne peuvent être admis à titre de Personne Approuvée par la Bourse.

3. L'employé du Participant Agréé ou, le cas échéant, de la corporation affiliée ou la filiale doit être compétent

(i) le requérant doit être approuvé, autorisé et/ou inscrit auprès de toute(s) autorité(s) législative(s) compétente(s)

Pour déterminer si un requérant possède la compétence nécessaire, la Bourse requiert que le requérant soit approuvé, autorisé et/ou inscrit auprès de l'autorité(s) législative(s) pouvant avoir compétence en raison notamment du lieu où se situe le Participant Agréé et/ou le cas échéant, du lieu où se situe la corporation affiliée ou la filiale de ce Participant Agréé qui l'emploie.

Les Participants Agréés et les Personnes Approuvées, de même que les représentants de ces derniers, et les Personnes approuvées ont la responsabilité d'agir en conformité avec les lois et les règlements qui s'appliquent dans toutes les juridictions pertinentes, y compris dans leur juridiction locale et au Canada, et devraient obtenir les avis juridiques nécessaires lorsqu'ils envisagent de saisir des ordres à la Bourse, que ce soit du Canada ou de l'extérieur du Canada. Parmi les considérations à prendre en compte, les participants agréés qui désirent inscrire des employés d'une corporation affiliée ou d'une filiale comme une personne approuvée doivent porter attention aux exigences d'inscription applicables dans leur juridiction locale, au Canada et dans toute juridiction pertinente. Les exigences relatives à l'inscription des professionnels du secteur financier au Canada sont déterminées par l'autorité en valeurs mobilières dans chacune des provinces et territoires, et l'Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM).

À noter que lorsque le requérant bénéficie d'une dispense ou d'une exonération d'inscription ou d'approbation, ce dernier doit référer aux dispositions de toute loi ou de tout règlement applicable et fournir à la Bourse toute documentation pertinente. Il doit produire, le cas échéant, tout document attestant d'une dispense ou d'une exonération en vigueur au moment du dépôt de la demande d'approbation.

Une déclaration fausse ou trompeuse peut entraîner des sanctions disciplinaires ou la suspension ou la révocation de l'approbation en tant que Personne Approuvée.

(ii) le requérant doit certifier avoir suivi la formation offerte par la Bourse

Tout requérant, qu'il soit employé par un Participant agréé canadien ou étranger, ou par une corporation affiliée ou une filiale de ce Participant Agréé canadien ou étranger, doit s'inscrire au(x) cours offert(s) par la Bourse. Par la suite, le requérant doit compléter et certifier qu'il a lu le matériel du ou des cours, qu'il le comprend et qu'il s'engage à se conformer à toutes les Règles.

En fonction de sa certification du ou des cours suivis, le requérant devient habilité à négocier et transiger les produits pour lesquels il a complété la formation offerte par la Bourse: (i) contrats à terme et options sur contrats à terme et/ou (ii) options sur actions, sur indices, sur devises ou sur obligations.

Au moment de l'octroi de l'approbation, la Bourse identifie clairement dans une communication écrite les produits que le requérant est autorisé à négocier. Une Personne Approuvée qui négocie des produits pour lesquels elle n'est pas autorisée s'expose à des mesures disciplinaires. Il est de la responsabilité du Participant Agréé d'avoir en place des mesures de surveillance et de contrôle afin d'éviter qu'une Personne Approuvée ne négocie ou transige des produits pour lesquels elle n'est pas autorisée.

4. Le requérant a la probité nécessaire

Afin de déterminer si le requérant a la probité nécessaire, la Division doit être informée et prendre connaissance de tout antécédent disciplinaire, pénal et/ou criminel du requérant. Le cas échéant, le requérant doit fournir à la Division ses observations écrites et/ou tout document pertinent détaillant son antécédent disciplinaire, pénal et/ou criminel ou l'infraction pour laquelle il a été condamné.

L'existence d'un antécédent disciplinaire, pénal et/ou criminel ne conduit pas nécessairement au refus automatique de la Demande. Cela pourra être le cas si cet antécédent ou condamnation est notamment en lien avec la négociation de valeurs mobilières et/ou d'instruments dérivés.

Les questions à se poser

La Division souhaite partager une liste non exhaustive de questions que le Participant Agréé et le requérant devraient se poser afin de déterminer si les conditions d'admissibilité pour devenir une Personne Approuvée sont remplies. La Division croit que ces questions peuvent guider les Participants Agréés et le requérant lors de la préparation d'une Demande:

  1. Le requérant est-il à l'emploi d'un Participant Agréé ou d'une corporation affiliée ou d'une filiale d'un Participant Agréé?
  2. L'employeur du requérant est-il situé dans l'une des juridictions reconnues par la Bourse?
  3. Le requérant est-il inscrit ou enregistré auprès d'une autorité législative en valeurs mobilières ou en instruments dérivés ? Sinon, le requérant bénéficie-t-il d'une dispense ou d'une exonération d'inscription ou d'approbation en vertu de toute loi ou de tout règlement applicable?
  4. Le requérant a-t-il fourni une attestation confirmant avoir suivi la formation offerte par la Bourse?
  5. Est-ce que le ou les cours suivis correspondent aux instruments dérivés que le requérant souhaite négocier à la Bourse?
  6. À la lumière des réponses fournies dans le Formulaire de demande d'approbation à titre de Personne Approuvée, est-ce que le requérant satisfait aux exigences de probité?
  7. Est-ce que le Formulaire de demande d'approbation à titre de Personne Approuvée, le Formulaire de renseignements personnels et tous les documents requis au soutien de ces formulaires ont été transmis à la Division à l'intérieur du délai de six (6) mois de la date de dépôt de la Demande à la Division?
  8. Est-ce que les signatures du requérant, du représentant autorisé du Participant Agréé et, le cas échéant, du représentant autorisé de la corporation affiliée ou de la filiale du Participant Agréé sont apposées aux endroits requis dans les formulaires et les pièces jointes au soutien de la Demande?
  9. Est-ce que les frais d'approbation au montant de 125$ (plus taxes) ont été acquittés?

Dans le présent document, l'emploi du masculin pour désigner des personnes n'a d'autres fins que celle d'alléger le texte.